Endret: 31 jan 2021     Opprettet: 3 sep 2020

Styremøter

Informasjon fra styremøter

Følgende ble behandlet på styremøtet 19. januar 2021:

1. Oppfølging drift og vedlikehold

  • Avtale om årlig gjennomgang av brannvarsling med Honeywell -  Det er fremedeles noe oppfølging rundt oppdatering av anlegg, bl.a. soneinndeling/navn. Krever noen timers arbeid fra Honywell
  • postkasser, nøkler og skilt - Posten har svart ar det ikke er nøkler på avveie i vårt området. Post-Nor ønsker å få "avisbudnøkkel" for å kunne levere pakker direkte på dørene til beboerne. Styreleder sjekker hva de andre borettslagene gjør. Post-nor får nøkler hvis det er god sikkerhet rundt utkvittering av nøkkel. Det sendes samlebestilling på postkasseskiltene som er stjålet i Turbinveien 5. 
    Det vil utarbeides ny rutine/skjema/ liste på bestillinger som sendes til Sikkerhet og design, samt der det kvitteres ut når skiltene kommer. Inntil videre ber vi om at skiltene sendes til Styret, og ikke til beboerne. Det utarbeides forslag på rutine til neste møte.
  • utarbeide liste garasjeplasser - Vi mangler oppdaterte lister på hvilke leiligheter som disponere hvilken parkeringsplass. Arbeidet er i gang og oversikten legges ut på styrerommet.
  • andre oppfølgingssaker

2. Oppfølging av beboerklager

  • Styret går gjennom og enes om oppfølging av enkeltsaker
     Reglene rundt mislighold gjennomgås og formalkrav i forbindelse med salgspålegg.

4. Utviklingssaker

  • Fremdrift på montering av infrastruktur for EL-bil ladere. Dette nærmer seg ferdig med første trinn. Iverksetter videre fremdrift, og holder kontakten med EDA. Det etableres infrastruktur for U1 og U2. Beboere orienteres om dette så snart avtale om videre installasjon er gjort med EDA.

5. Forberedelse generalforsamling

  • Styret må avgjøre om møtet skal holdes digitalt eller ordinært. Styret ønsker først og fremst ordinært årsmøte, og holder beslutningen åpen så lenge som mulig.
  • Det vil sendes ut/henges opp  beskjed om dato generalforsamling.
  • Forretningsfører har innkalt til regnskapsmøte for Smeltedigelen og Møllehjulet 11. mars., styreleder og nestleder utarbeider styrets beretning før 11. mars. 

Dato for neste styremøte er 16. februar

Beboere kan melde saker og henvende seg til styret via e-post: styret@mollehjulet.no 
eller styrets postkasse (postkassen er i oppgangen til Smeltedigelen 2. Alle nøkler som er på systemet til Møllehjulet borettslag åpner alle inngangsdører i borettslaget).

 

Følgende ble behandlet på styremøtet 15. desember 2020:

1. Oppfølging drift og vedlikeholdssaker

  • Honeywell - det innhengtes forslag på årlig vedlikeholdsavtale for brannvarsling som ser ok ut - Styreleder underskriver avtale etter enighet om innholdet.
  • Det ventes med innhenting av anbud på rørspyling til våren.
  • Oversikten over husdyrhold er ferdigstilt. Listen er lagt inn i styrerommet og vedlikeholdes. Det undersøkes med OBOS om nye beboere får skjema når de flytter inn. 
  • Ventilasjonsarbeidet og det arbeidet som pågår for å måle trykk i garasje og leiligheter følges opp. Kullfiltere er skiftet.
  • Det er nødvendig å utarbeide oppdatert oversikt over garasjeplasser og hvem som benytter den enkelte plass. Dette følges opp neste styremøte

2. Oppfølging utviklingssaker

  • EL-bil ladere: Det samarbeides fremdeles med Telia og EDA. Nettverksforbindelsen mangler fortsatt i garasjen. EDA er ferdig med første rad i U2 - går i gang i U1 på nyåret.
  • Nytt nøkkelsystem (elektronisk): Det er utarbeidet oversikt over kostnadene på de enkelte dørene. Totale kostnader vil ligge på i overkant av 500.000. Vi undersøker hva det vil koste for den enkelte beboer å få samme system på sin egen dør. Forslaget og oversikten vil legges frem på generalforsamling i 2021.
  • Styreleder opprettholder kontakt med obosprosjekt og Elvia om pålegget for enkeltmålere av strøm til den enkelte beboer.

3. Kommunikasjon med beboere

  • Styret sender ut julebrev før jul med oppdatering på sakene styret jobber/har jobbet med denne høsten.

Dato for neste styremøte er 19.januar 2021. 

Beboere kan melde saker og henvende seg til styret via e-post: styret@mollehjulet.no 
eller styrets postkasse (postkassen er i oppgangen til Smeltedigelen 2. Alle nøkler som er på systemet til Møllehjulet borettslag åpner alle inngangsdører i borettslaget).

 

Følgende ble behandlet på styremøtet 17. november 2020:

1. EL-bil lader i U2 og U1

  • Styret har opprettet kontakt med Telia og Eda.
  • Telia vil legge inn nettforbindelse i U1 og U2, kostnader til dette (minus elektriker, Eda) er 14.000 kr.
  • EDA vil montere flatkabel for en rekke i U2 i 2020, og en i U1 i begynnelsen av 2021. Kostnader vil være ca 40.000 pr. rekke. Beboere vil fortsatt betale for individuelle tilkobling og selve ladeboksen. Beregnet til ca. 25.000 pr boks.
  • saken følges opp videre

2. Budsjett 2021

  • Styret vedtok en økning i felleskostnadene og garasjekostnader på 7% med virkning fra 01.01.21
  • Styret vedtok budsjettutkastet som innebærer en økning på følgende poster i forhold til forslaget fra forretningsfører i oktober:
    - lagt inn endring av FK og garasjeleie med 7% fra 01.01.2021.
    - økt kostnader sameiet med 5% til kr 2 565 896.
    - styrehonorar økt med 5% til kr 210 000.
    - økt arbeidsgiveravgift iht. økning i styrehonorar, til kr 29 610.
    - Lagt inn bank og kort gebyr på kr 3000.

3. Vedlikholdssaker

  • Vannlekkasjen i Turbinveien 1. Utbedring blir gjort til våren, selve lekkasjen ser ut til å være stanset. Antatt kostnader under 20.000
  • Nødlysene har ikke vært skiftet ut siden anlegget var nytt. Vi bytter nå fortløpende de som stopper helt. De-elektro har gitt et anbud på 87.000 for å bytte alle lysene. Vil bli tatt forløpende utover i 2021
  • Dekke 7. etg Turbin 3, er utbedret. Trolig vann som er trengt inn i betong.
  • Vi har ikke hørt OBOS-prosjekt om oppfølging Hafslund, og kravet til å montere egen måler til hver leilighet. Styreleder følger opp dette.
  • Det er bestilt måling av luftkvalitet i desember. Da vil det samtidig bli vurdert å bytte kullfiltre i ventilasjonsanlegget. Juridisk fullmakt/rettigheter til å kontrollere om beboere har installert kjøkkenvifter med avtrekk vil undersøkes.
  •  OBOS-prosjektet kontaktes for å få inn anbud på rørspyling - det ser ut til å være et økende problem med tette rør i leilighetene. Tidshorisont 2021

4. Utviklingssaker

  • Det jobbes videre med oversikt for dyrehold
  • Anbud nytt nøkkelsystem; det er innhentet et "total-anbud" fra Sikkerhet og design. Totalramme ca 600.000 (ytterdører, garasjedører og boder), men det er mulig å gjøre dele opp/ikke endre på alle dører. Det settes opp en oversikt med fordelinger til neste styremøte.
  • Sjekke postkasseskilt; Vi mottar klager fra beboere på sen leveranse av postkasseskilt og nøkler. Styret sjekker opp hvordan rutinene egentlig er avtalt, og om vi må gjøre noen endringer.
  • Det er vedtatt årlig vedlikeholdsavtale for brannvarslingsanlegget. Videre undersøkes mulighetene for at feil i en oppgang kun går til beboerne der.
  • Kontakten med Kværnerbyen drift videreføres og endringene følges opp.

Dato for neste styremøte er 15. Desember 2020. 

Beboere kan melde saker og henvende seg til styret via e-post: styret@mollehjulet.no 
eller styrets postkasse (postkassen er i oppgangen til Smeltedigelen 2. Alle nøkler som er på systemet til Møllehjulet borettslag åpner alle inngangsdører i borettslaget).

Følgende ble behandlet på styremøtet 13. oktober 2020:

1. Borettslagets økonomi og budsjett 2021

  • Innhentet dokumnenter fra forretningsfører
  • Borettslaget ligger an til noe underskudd i år, og en negativ fri egenkapital (bankinnskudd). Budsjett for kommende år (2021) planlegges iht. dette. 
  • Leder og nestleder deltar i budsjettmøte med forretningsfører

2. Hafslund og måleavlesing pr leilighet

  • Styret vedtar at vi engasjerer Obos Prosjekt for å følge opp henvendelsen fra Hafslund om å installere måleenheter til alle boenhetene.

3. Lading for EL-biler i U1 og U2

  • Styret vedtok å tilrettelegge for EL-bli-lading og nye ladere i U2 før årsskiftet og i U1 i nyåret (2021)
  • Det vil  søkes om støtte til dette arbeidet fra Oslo kommune. 

4. Status oppfølgingssaker fra forrige møte - og nye siden sist

  • Ny oversikt for dyrehold utarbeider etter motatte skjema.
  • Dørlistene holdes oppdatert
  • Rørspyling på nyåret skal undersøkes, da flere rør i borettslaget er meldes tett.

Dato for neste styremøte er 17. november 2020. 

  • Beboere kan melde saker og henvende seg til styret via e-post: styret@mollehjulet.no 
    eller styrets postkasse (postkassen er i oppgangen til Smeltedigelen 2. Alle nøkler som er på systemet til Møllehjulet borettslag åpner alle inngangsdører i borettslaget).

     

Følgende ble behandlet på styremøtet 15. september 2020:

1. Gjennomgang referat fra forrige styremøtet

  • Styret tok gjennomgangen av referatet og oppfølgingssakene til etterretning
    • Det er lagt ut skjema for dyrehold (alle) og postkasseskilt (aktuelle) i postkassene. 
    • Sikkerhet og Design kontaktes for et prisoverslag på evt. nytt nøkkelssystem -vil evt. være en årsmøtesak
    • Grunnet smittevern blir det ikke beboermøte denne høsten. Vi kommuniserer gjennom hjemmesiden
    • Styret kontakter firma vedr. årlig avtale om ettersyn brannvarslingsanlegg

2.Økonomi i borettslaget

  • Det ble foretatt kort gjennomgang av borettslagets økonomi grunnet flere større utgifter.
    • Økonomirapport pr. 31.08 er tatt til etterretning.

3. Status Drift - Møllehjulet

  • Årlig kontroll av brannvarslingsanlegget undersøkes.
  • Innhenting prisoverslag knytte til evt. nytt nøkkelsystem på fellesdører.
  • Informasjon om radiatorer blir lagt ut på hjemmesiden- Hvorfor tar det tid før disse blir varme i overgangsfasen sommer/høst?
  • Navnelistene ved dørklokkene følges opp.
  • Det utarbeides oppdatert liste for dyrehold. 

4.Kommunikasjon med beboerne i Møllehjulet

  • Tema om hvordan styret best mulig kan kommunisere med beboerne ble drøftet.
    • Vi vil i fremtiden trolig satse på en kombinasjon av "Her bor vi" - med mer formell informasjon til beboerne og egen hjemmeside.
    • Dette tas opp på nytt neste møte.

5. Eventuelt

  • Møteplan ut året:
    • Fast møteplass (fyrrommet) er ikke ledig onsdager. Møtene flyttes derfor til tirsdager.
    • styret følger opp overfor de andre borettslagene om hvordan situasjonen med fellestiltak og opprettelse av driftsselskapet "Kværnerbyen A/S" som skal drifte når OBOS trekker seg ut etter endt byggeperiode.
  • Dato for neste styremøte er 13. oktober 2020. 
  • Beboere kan melde saker og henvende seg til styret via e-post: styret@mollehjulet.no 
    eller styrets postkasse (postkassen er i oppgangen til Smeltedigelen 2. Alle nøkler som er på systemet til Møllehjulet borettslag åpner alle inngangsdører i borettslaget).

     

Følgende ble behandlet på styremøtet 19. august 2020:

1. Styrets oppgaver og arbeidsdeling

  • Styret har vedtatt fordeling av arbeidsoppgaver.

2. Oppfølgingssaker - pågående; status etter sommeren, herav:

  • Garasjeportene: Har vært mye reparasjoner på disse i det siste. All elektronikk byttet på nedre plan, ser ut til å fungere. Undersøke rutiner for bestilling av nye garasjeåpnere.
  • Avtale om årlig kontroll av brannvarslere
  • Renhold: jevnlig kontakt og oppfølging 
  • Skade i betongdekket Turbinveien 3: Det jobbes oppfølging av entrepenøren som skal reparere det sprukne betongelementet/gulvet i 8 etg (Turbinveien 3). Dette har pågått siden det ble meldt inn første gang men her er det treighet fra de som har ansvaret for reperasjon.
  • Løpende kontakt med vaktmester for oppfølging av ting/vedlikholdbehov som meldes til styret.
  • Innhold i naboklager og status for oppfølging.
  • Dør til bakgård: beboere ønsker at døra inn til bakgården fra turbinveien 3 (2.etg) skal stå åpent. Vaktmester kontaktes slik at smekklåsen kobles ut.
  • Plantekasser: Grunnet liten interesse for eventuelle plantekasser på terassen i Turbinveien 3, iverksettes ikke tiltaket i år. Dette tas opp igjen til våren.
  • Redegjørelse for hvordan Møllehjulet borettslag samarbeider med resten av Kværnerbyen. Dette følges opp neste styremøte.

3. Beboermøte, høstdugnad og mulig ekstraordinært årsmøte

  • Det ordinære årsmøtet 2020 ble gjennomført digitalt. Det er lovlig satt og gjennomført. Dette betyr at styremedlemmer som ble valgt, er valgt for den valgperioden som sto for den enkelte i sakspapirene.
    Det ble samtidig valgt tre varamedlemmer, der èn i etterkant har trukket seg.
  • Alle varamedlemmer innkalles til alle styremøter, og har møterett.
  • Hvis korona-situasjonen tillater det og store nok lokaler er tilgjengelige, er det ønskelig å avholde et beboermøte i løpet av høsten. 
  • Hjemmesiden, www.mollehjulet.no, brukes til å orientere beboere om aktuelle saker.

4. Møteplan høsten 2020

  • Det vil bli avholdt styremøte en gang i måneden utover høsten. Dato for neste styremøte er 16.09.2020.
  • Beboere melder saker og henvender seg til styret via e-post: styret@mollehjulet.no 
    eller styrets postkasse (postkassen er i oppgangen til Smeltedigelen 2. Alle nøkler som er på systemet til Møllehjulet borettslag åpner alle inngangsdører i borettslaget).